Почему-то принято считать, что если человек работает на себя, не сидит в офисе, то к нему неприменимы традиционные принципы управления и распределения рабочего времени. Так считает большая часть тех, кто никогда не работал удаленно. Конечно, сегодня многим удалось познать особенность удаленки, но за этим процессом стояли принципы тайм-менеджмента, которые навязала компания-работодатель. Да, удаленно, но с 9:00 до 18:00. Все то же самое, только вместо рабочего стола в офисе - рабочий стол на кухне или в гостиной. А как сделать свою работу продуктивнее, если ты работаешь на себя, работаешь удаленно страховым агентом? В этой статье расскажем про особенности тайм-менеджмента для страховых агентов.
В каком графике должен работать страховой агент
Есть страховые агенты, которые работают в офисе страховой компании. И в целом их рабочий режим не отличается от рабочего графика остальных сотрудников компании. Гораздо сложнее приходится удаленным страховым агентам. Их доход напрямую зависит от того, сколько они работают. Поэтому часто начинающие страховые агенты с боем работают по 12 часов в сутки, но не всегда понимают, почему времени тратят много, а зарабатывают мало.
Скажем сразу, работа страховым агентом не отличается от другой работы, никто не гарантирует высокий доход сразу, быстро, здесь и сейчас. Да, некоторым агентам удается нас старте получить большого корпоративного клиента и в первый же месяц заработать сотни тысяч. Но это исключение.
Большинство агентов начинают свой путь в сфере страхования с заработком от 15 000-50 000 рублей. И первое время, действительно, расход времени и его оплата остаются несоразмерными.
Больше всего времени уходит на обучение. Необходимо изучить страховые продукты, принципы работы страховых компаний, понять, как искать клиентов и как с ними работать. Плюс для оптимизации рабочих процессов важно с самого начала научиться работать с CRM-системой.
Да, можно засесть и круглые сутки без перерыва штудировать материалы, смотреть наши обучающие вебинары и так далее. Но даже на удаленке должен быть график и режим.
Зачем? Все просто. Не отдыхаете, сильно устаете - хуже работаете. В режиме нон-стоп можно провести пару недель, месяц, но потом с высокой долей вероятности вы просто отбросите идею работать страховым агентом. На удаленке также должен быть ваш рабочий режим, время для отдыха, время для обучения/развития.
Многие жалуются, что на удаленке труднее соблюдать рабочий график. Особенно если работаешь из дома. Слишком много отвлекающих факторов. Поговорим, как можно применять принципы тайм-менеджмента, если ты работаешь на удаленке.
Суть всех методов по тайм-менеджменту
Задача всех методов и книг по тайм-менеджменту – научить нас грамотно расставлять приоритеты. Информации слишком много, задач очень много, поэтому никто уже не говорит, что ты должен быть лучше во всем. Все, что должен уметь делать успешный человек, - научиться делать то, что приносит ему деньги или удовольствие, и не делать того, что не приносит ничего.
По факту система тайм-менеджмента учит делить все задачи на три блока:
- что мы будем делать лучше всех;
- что будем делать хорошо;
- что будем делать удовлетворительно, так как это для нас не является приоритетом.
Рассмотрим методы оптимизации времени и повышения своей продуктивности.
Какой метод оптимизации выбрать для страхового агента
Их слишком много, чтобы перечислить все, поэтому пройдемся по тем, которые уже опробовала наша команда.
Метод “90” на “30”
Это способ организации рабочего времени. 90 минут - интенсивно работаем. 30 минут - отдыхаем. Есть аналогичный способ организации рабочего времени, только с другими временными интервалами, - 52/17. 52 минуты вы активно работаете и делаете 17- минутные перерывы. После отдыха цикл повторяется. Метод построен на наблюдении, что человек не может быть активно включенным в рабочий процесс постоянно. Недолгие перерывы позволяют повысить продуктивность и качество концентрации человека. В перерыве можно сделать зарядку, поболтать с коллегами по скайпу или даже поспать.
“Принцип трёх”
Метод предлагает не распыляться и выбирать только три основные задачи, которые вы хотите решить за день. Это ваш основной фокус. Задачи, которые появляются в течение дня, реализуются уже в другое рабочее время.
На этом принципе строится целая философия управления временем, которая получила название AGILE:
-
3 результата дня;
-
3 результата недели;
-
3 результата месяца;
-
3 результата года;
-
3 основные сферы жизни.
То есть вы должны за год прийти к трем целям в каждой из сфер жизни: личная, жизненная, рабочая. Все остальные цели должны привести вас к одной из трех основных целей, которые вы обозначиали. Таким образом можно достичь поставленной цели шаг за шагом.
“Матрица Эйзенхауэра”
Матрица строится из 4-х блоков: A,B,C,D. А - сделать сегодня и самому, B - запланировать время для решения, C - делегировать, D - удалить из списка.
Так мы получаем наглядную картину, что реально нужно делать здесь и сейчас, а что не нужно делать никогда. Чтобы понять, к какому из блоков относится задача, нужно задать себе два вопроса:
-
Это срочно? - да/нет.
-
Это важно? - да/нет.
На вопросы нужно отвечать максимально честно. Ведь самый дорогой ресурс страхового агента (и любого успешного человека) - время. Все ли задачи, которые вы делаете, реально так нужны для достижения нужного результата?
Опасные временные ловушки, если вы работаете удаленно. Что сжирает время
Теория звучит очень просто. А реализация для большинства людей доставляет неудобства. Но, как показывает практика, внедрение методов и концепций управления временем - это вопрос привычки человека.
Итак, все перечисленные методы позволяют быстро сфокусироваться на важных задачах. Но помимо фокуса на приоритетных вещах, нужно исключить реальные преграды. А именно те вещи, которые крадут много времени, но никак не влияют на достижение поставленных целей.
Е-mail почта, мессенджеры, социальные сети - главные пожиратели времени. Для разбора почты выделить отдельное время. Например, почту просматриваем за 5 минут до окончания 90 минут активного рабочего времени. Или просматриваем почту и мессенджеры в конце каждого часа.
Про социальные сети разговор отдельный. Если ваш главный пожиратель времени - ВК, Instagram или Tik-Tok, то смело убирайте телефон с рабочего стола. Чтобы до телефона нужно было идти больше, чем 20 секунд. В таком случае вы поленитесь лишний раз ходить за ним и не будете обращать внимание на уведомления, которые вам приходят. Сделаете нужную задачу, а потом похвалите себя просмотром новостей в Instagram Stories.
Как считать время
Чтобы успевать больше, нужно понимать, сколько реально времени вы тратите на реализацию той или иной задачи. Так вы сможете точнее планировать рабочий день.
У вас есть предположение, что на обзвон клиентов по вашей базе для продления полисов ОСАГО вы тратите 1 час в неделю. В действительности вы можете тратить на это не час, а три часа времени. Поэтому самый действенный способ - начинать считать время.
Или вы хотите изучить новый страховой продукт для продажи корпоративным клиентам и считаете, что это не займет больше 30 минут. А на деле изучение занимает больше 6 часов.
Попробуйте в течение целой недели засекать время на таймере во время реализации каждой задачи. Если вы работаете в Битрикс24, это сделать гораздо проще. В системе управления есть встроенный таймер для выполнения каждой задачи, а также таймер рабочего дня в день. Вы сможете получить точную временную статистику по каждой задаче и будете знать, сколько времени и на что уходит вы тратите время.
Такой метод анализа называется хронометраж. Еще один действенный способ для планирования своего рабочего дня.
Где планировать
Команда polis.online и INFULL - активные пользователи и адепты Битрикс24. Несколько лет назад мы внедрили систему в работу команды, а сегодня получаем удовольствие от качественно отлаженной работы. Битрикс24 подходит не только для большой компании, но и для личного использования, а также для небольшой команды.
Заниматься планированием в системе можно бесплатно, а использовать CRM для работы с клиентами можно по коробочным тарифам. Самое удобное, что в Битрикс24 есть все, что нужно: возможность планировать задачу, ставить своим сотрудникам, анализировать продуктивность выполнения задач, считать время на каждую задачу, наглядные доски для ведения проектов. КАНБАН, диаграмма ГАНТА.
В диаграмме Ганта можно посмотреть, как происходит пересечение задач в проектах. Увидеть, кто задействован в процессе и на каком этапе, что требуется сделать. Удобно и просто.
Про тайм-менеджмент много пишут и говорят. Это и правда полезно. Гораздо проще, чем думают многие. И важно, когда вы работаете удаленно на себя. Как говорят наши сотрудники отдела продаж, чем лучше спланировал день, тем больше продал. Удачных продаж, коллеги!